はじめに
Googleスプレッドシートで作成した表などをPDF形式で保存したいことがある。
1シートだけ出力したい場合や、全シートを一括で出力したい場合もあるだろう。
今回はそれらの方法を備忘として残しておくことにする。
PDF出力方法
下図のようなシートをPDF出力するケースを考えてみよう。
とある学校の3年生のテスト成績をクラス別に集計したシートだと思っていただきたい。
まずは、画面上部にあるメニューから「ファイル」を選択しよう。
すると、下図のようなプルダウンメニューが表示されるので、ここで「ダウンロード」を選択しよう。
すると「ダウンロード」の右側に、出力するファイルの形式を選択するサブメニューが現れる。
ここでは、「PDF（.pdf）」を選択しよう。
なお、ファイルの形式には Excel や csv なども選べるようになっている。
これらの形式にも関心がある場合は覚えておくとよいだろう。
続いて、以下のような印刷設定画面が表示される。
ここでは、出力するPDFファイルの用紙サイズやページの向きなどが指定できる。
デフォルトではA4サイズの横向きになっているが、もし変更する必要があればここで変更しよう。
準備ができたら画面右上の「エクスポート」を選択しよう。
すると、以下のようなダウンロードダイアログが表示される。
なお、今回ブラウザーにはEdgeを使っているのだが、他のブラウザーの場合はこの部分の挙動は異なる場合があるので、そこは読み替えて頂きたい。
選択可能な箇所が3つあるが、一番右側の「∨」のマークを選択すれば端末またはブラウザーのダウンロードフォルダーにファイルがダウンロードされる。
もしファイルを直接PDFリーダーで開きたい場合は「開く」を選択しよう。
また、「名前を付けて…」を選択すると、ファイル名を変更した保存可能なダイアログが開かれる。
このあたりの挙動も端末やブラウザーの設定によっては異なって来るので、もしも説明と異なる動作をした場合はお手数ながら読み替えて頂きたい。
以上で、シートをPDF出力する方法の紹介は終了だ。
全シートをPDF出力
続いて、全シートをまとめてPDF出力する方法を紹介する。
手順はシート単独の場合とほぼ同じだが、一か所だけ変更する必要がある。
変更する必要があるのは、以下の印刷設定画面での手順だ。
印刷設定画面の最上部にある「エクスポート」の項目に注目していただきたい。
デフォルトでは「現在のシート」が選択されている。
ここをクリックすると、以下のように出力の対象を選ぶサブメニューが現れる。
ここでは、2番目にある「ワークブック」を選ぼう。
ワークブックは Excel でも使われる用語だが、文書全体を表す言葉になっている。
これを選ぶと、全てのシートを選択したことと同じ意味になる。
このときに出力するPDFファイルの用紙サイズやページの向きなどが指定できるのは、シート単独でPDF出力する場合と同じだ。
変更する必要があればここで設定しよう。
準備が完了したら、右上の「エクスポート」を選択しよう。
続いて、ダウンロードダイアログが表示されるが、これ以降の手順はシート単独でPDF出力する場合と全く同じなので割愛させていただく。
以上で、Googleスプレッドシートの全シートをPDF出力する方法の紹介は終了だ。
まとめ
今回はGoogleスプレッドシートをPDF出力する方法を紹介した。
シートを単独で出力する方法と、全シートをまとめて出力する方法の2通りの手順を紹介した。
どちらも簡単な操作手順なので覚えておいて損はないだろう。